En viktig del i ett aktivt ledarskap är att kunna hantera konflikter.
Jag läste en arbetstidsstudie att ledare lägger lika mycket tid på att lösa konflikter/år, som de har lagstadgad semester. Det innebär att flera ledare lägger upp till 13% av sin arbetstid på att lösa konflikter.
Detta visar på vikten av ett bra ledarskap och vad viktigt ledarskapet är.
Viss nivå av konflikt mellan team-medlemmar är en oundviklig del av nästan varje arbetsplats. Lyckligtvis är många oenigheter mindre och snart glömda, och det är inte alltid vid små meningsskiljaktigheter du som ledare ska stiga in. Det är dock inte rekommenderat från min sida att (det många önskar göra, för ser du inte så vet du inte) stoppa huvudet i sanden och du behöver ha förmågan att balansera och följa för att se om du behöver gå in, innan det blir en fullskalig konflikt.
Mindre kontrollerade konflikter i ett moget team kan tom öka kreativiteten, hitta nya lösningar och stärka lag-känslan.
Det bästa är att det finns förebyggande verktyg som har implementerats på arbetsplatsen och i teamet för att konflikter inte ska uppstå och en i raden av dessa är gemensamma spelregler. Att ställa sig frågan – Vad gäller och vad är viktigt hos oss?
Tror du att sunt förnuft räcker då kommer du bli grundligt förvånad längre fram.
När medarbetarna är stressade och har ”deadlines” eller kanske upplever osäkerhet så kan en konflikt uppstå för ingenting men med gemensamma spelregler kan konflikter undvikas. Kom dock ihåg att det inte regler som Ni i ett ”teamarbete” tar fram och sedan inte följer upp regelbundet att det efterföljs. Om det inte efterföljs så blir det som för många företag och deras värderingar. Det blir ett papper med ord på en vägg men ingen lever efter dem.
Föregå genom att skapa tydliga spelregler med teamet som Ni sedan har som en levande regel. Det ska gälla alla oavsett roll.
Tänk på att Konflikter kan och brukar kunna liknas vid en sjukdom. I början är de lätta att bota men svåra att upptäcka. Senare är de lätta att upptäcka men svåra att bota. – Stoppa inte huvudet i sanden.
Ett vanligt fel chefer gör i samband med konflikter är att ta ställning och försöka att lösa konflikten direkt eller tvärt om säger att vi får ta den sedan utan att de bokar in tid för dialog med parterna om detta vid senare överenskommet tillfälle.
Här följer 5 konstruktiva förhållningssätt och verktyg att använda dig av när det är en konflikt du faktiskt behöver agera i.
1.Var neutral
Tänk på att i konfliktsituationer så finns det så gott som alltid minst två sidor av historien.
Innan du försöker lösa/medla i en konflikt ska du vara säker på att du har hört allt vad de berörda parterna har att säga. Undvik frestelsen att dra för snabba slutsatser.
Om du tror att du kommer att ha svårt att vara neutral behöver du överväga att be en annan chef eller en van facilitator att ta din plats.
Spelregler:
Alla ska få tala till punkt utan att behöva bli avbruten.
Var tydlig med att det inte är ok att kränka eller förolämpa.
2.Erkänn problemet
Detta kan vara särskilt svårt när konflikten är av mindre karaktär. Kom ihåg att det som verkar vara en mindre irritation för dig förmodligen är en viktig fråga för de människor som är i konflikt.
Spelregler:
Tydliggör att sarkasm och dömande språkbruk, inte är ok.
Samma med viss icke verbal kommunikation, det är exempelvis inte ok att rulla med ögonen när den andre talar för att på så sätt visa sitt missnöje.
3.Fokus är på problemet inte på person
Praktiskt taget varje arbetsplats har vissa “energikrävande” människor.
Individer som ofta står i konflikt med andra medarbetare eller chefer. I din ledarroll som konfliktlösare är det viktigt att du ser bortom för dig, svåra eller obehagliga personlighetsdrag och fokuserar på det aktuella problemet.
Tänk på att de som är part i konflikten lätt kan drabbas av “tunnelseende”, och fokuserar bara på hur problemet påverkar dem. Det är då viktigt att tydliggöra hur konflikten påverkar andra både inom och utanför teamet så som kollegor, leverantörer och kunder. En konflikt kommer nämligen att märkas och om den får eskalera tillräckligt länge så kan även kunderna drabbas av de interna oegentligheterna. En klok medlare hjälper parterna att byta perspektiv och se konflikten utifrån den andra partens synfält.
För att lättare kunna se att båda troligen har goda avsikter och inte har som prioritet att sätta dit varandra.
Spelregler:
Inga personliga attacker.
Möjliggör att byta perspektiv och se det från den andra partens ståndpunkt.
Stoppa användning av termologi som: ”du gör aldrig” eller ”Du gör alltid”
4.Identifiera gemensamma nämnare
Även om det finns flera modeller för konflikthantering, är de mest framgångsrika de som uppmuntrar parterna att identifiera områden där de är överens och använda dessa som grund för att möjliggöra en acceptabel lösning.
Spelregler:
Att ha intentionen att vilja förstå varandra
5.Ha tålamod och avsätt tid
Tålamod är avgörande. Människor i konflikt måste berätta sina historier. Fatta inga förhastade beslut pga bland annat tidsbrist, ajournera då hellre mötet och bestäm en ny tid. Du vill inte gå ut från mötet om en av parterna känner att de inte blivit lyssnad på eller är överens om resultatet.
Spelregler:
När alla parter är överens, låt dem skaka hand på överenskommelsen.
Du kan med fördel ge positiv feedback över bra och modigt arbete.
Som van ledare har jag i flera situationer medlat med bättre och sämre resultat och det jag har lärt mig är bland annat dessa punkter som jag ger er ovan.
Marie Wetterstand driver idag företaget Way2Grow där hon jobbar med ledare, arbetsgrupper och organisationer för att möjliggöra de bästa resultaten. Marie har + 20 års egen erfarenhet som ledare i både internationella och nationella företag, Internationellt certifierad coach och mentor.